La transformación digital de los negocios es un gran desafío.  Sobre todo si es obligada, como lo estamos viviendo hoy en día.  El manejo de nuevas tecnologías necesita acompañarse de nuevas reglas y actitudes, para aprovechar al máximo este periodo de cambio.  Uno de los puntos más afectados por el distanciamiento social es el de la reuniones de trabajo, por lo que quiero compartir contigo 5 consejos que te pueden ayudar a tener reuniones online más productivas.

Prepárate como para cualquier reunión.

Dirigir reuniones siempre requiere preparación, y más cuando son online.  Asegúrate de establecer el objetivo de la reunión de la forma más clara posible, la agenda con los puntos a cubrir, el horario de inicio y fin, y la manera en la que esperas que cada invitado participe.  También define las reglas de comportamiento que te gustaría observar durante la reunión, entre ellas: la cámara encendida todo el tiempo, el micrófono desactivado a menos de que sea tu turno de hablar, pedir turno de hablar por chat, sólo una persona por terminal. Envía los materiales con anticipación a los participantes para que puedan adelantarse a revisarlos y dales el formato para presentarlos en pantalla.

Selecciona quién debe conectarse.

La regla es muy simple: entre menos personas mejor. El criterio para seleccionar quién debe asistir a la reunión es el valor que añade para lograr el objetivo de la misma.  A veces, por la facilidad de estar todos en un el mismo edificio, y la cercanía de los cubículos, invitamos a gente de más por si acaso se necesitan.  Esto no debe permitirse en las reuniones y menos si son online.  Uno de nuestros clientes nos convocó a una reunión con su equipo de trabajo, y haciendo algunas preguntas, llegamos a la conclusión de que la reunión con 7 directores debía reducirse a 2.  Ni siquiera los consultores éramos necesarios.  

Elige alguien para que modere.

Es muy importante tener una persona atenta por si alguien pide la palabra.  Casi todas las aplicaciones que nos permiten reuniones remotas tienen un chat que puede usarse para solicitar tiempo para hablar y el moderador va regulando los turnos.  El líder de un equipo de ventas definió como regla que quien deseara aportar o preguntar algo, levantara una tarjeta y la mostrara a la cámara.  De esa manera, visualmente todos saben quién espera turno para hablar y aumenta la participación.  Además, el moderador puede llevar control de los tiempos, redirigir la conversación hacia los temas de la agenda, y lo más importante: compartir con todos los compromisos que se generan durante la reunión.

Conéctate con anticipación.

Debes adelantarte a cualquier problema que puedas tener con la conexión o los materiales.  Prueba el equipo, micrófono y cámara.  Pídele al moderador que te ayude conectándose desde antes para que te de su opinión y si es necesario ajustar algo antes de iniciar la reunión. 

Inicia 5 minutos tarde.

Si la reunión es a las 11:00 hrs., convoca para que todos estén listos a esa hora.  Deliberadamente, posterga su inicio 5 minutos.  Durante ese tiempo, las personas que todavía no se acostumbran a la aplicación tendrán oportunidad de descubrir cómo activar el video, encender el micrófono, o tomar la decisión de usar el teléfono en lugar de una computadora.

Aprovecha esos 5 minutos para romper el hielo, saluda a cada persona para comprobar que te ven y escuchan, y escoge alguna pregunta que todos pueden contestar, por ejemplo: ¿Desde qué equipo de cómputo te estas conectando? ¿Es computadora, tablet o teléfono? ¿Cuánto tiempo llevas usando la aplicación sobre el que estamos trabajando?  De esta manera, ellos pueden darse cuenta de si su micrófono y bocinas funcionan correctamente.

Esperamos que estos consejos te ayuden para sacar mayor provecho de tus reuniones online, y aporte a este proceso de aprendizaje y ajuste que todos estamos viviendo.

¿Tienes alguna sugerencia para aportar sobre el tema? Compártelos en nuestra sección de comentarios.